A ognuno può capitare di dimenticare un impegno o un appuntamento e non tutti hanno l'abitudine di annotare in agenda tutti gli impegni programmati. E poi, a volte, anche chi ha questa sana abitudine, può dimenticare di annotare l'impegno ....e l'appuntamento salta!

Questo rappresenta un danno per il cliente che è costretto a riprogrammare una prestazione sanitaria che solitamente è un evento importante, per il professionista della salute che ha investito inutilmente il suo tempo e per il poliambulatorio che ospita la prestazione che subisce un danno economico.

Al tempo stesso è sempre più diffuso l'utilizzo del cellulare. Coloro che non lo posseggono fanno parte di una piccola minoranza. La quasi totalità degli utilizzatori, inoltre, è in grado di leggere un messaggio di testo, i cosiddetti SMS o Short Message Service. L'acronimo che dovrebbe identificare il servizio è entrato nel linguaggio comune come sinonimo del messaggio di testo vero e proprio, messaggio che tutti i cellulari attuali sono in grado di visualizzare.

Perché non utilizzare, allora, un SMS per ricordare dell'appuntamento ai nostri utenti?

SMS e Appuntamenti un binomio vincente: Il prezzo medio di 15 centesimi di Euro è ben speso se si riesce ad evitare anche solo un appuntamento saltato su cento fissati. Il motivo del mancato utilizzo però c'è ed è semplice: troppo pesante mandare un messaggio per ricordare l'appuntamento a tutti i clienti manualmente!  .... ma se fosse possibile farlo in automatico?!

Ambulatorio 2002 invia un SMS/promemoria quando vogliamo noi e a chi vogliamo noi in modo semplice ed economico.

Come funziona questo strumento? Prima di tutto non è una funzione aggiuntiva costosa da associare al programma base. Se decidete di utilizzare Ambulatorio 2002, la funzione di invio degli SMS promemoria è già attiva ed incorporata nel programma principale.

Come si inviano i promemoria? Il sistema può preparare già l'elenco di tutti i clienti prenotati, ad esempio, per domani.

 Si decide, sfogliando l'agenda del poliambulatorio, a chi inviare il promemoria (ad esempio a tutti i clienti prenotati per domani pomeriggio), si seleziona l'apposita voce di menù ed il programma ci prepara automaticamente l'elenco delle persone a cui verrà inviato il messaggio.

Se vogliamo possiamo anche eliminare qualcuno dall'elenco e poi, con un semplice click sul tasto invia, tutti i nostri promemoria sono già in viaggio verso il cellulare del cliente pronti a ricordare l'orario dell'appuntamento fissato nel nostro poliambulatorio.

Cosa possiamo scrivere nel messaggio? Possiamo scrivere un messaggio generico, come: "Le ricordiamo l'appuntamento fissato per domani presso il poliambulatorio Quisisana". Oppure possiamo preparare il messaggio in modo da ottenere un testo di questo tipo: "Buongiorno sig. Rossi, le ricordiamo l'appuntamento che ha con il dott. Bianchi presso il poliambulatorio Quisisana alle ore 15:30 del giorno 01/07/2009".

Possiamo, inoltre, fare in modo che il destinatario visualizzi il messaggio con il nome della nostra struttura anziché con un anonimo o sconosciuto numero di cellulare. Ma non è tutto, alla fine della giornata possiamo visualizzare senza costi aggiuntivi, l'elenco di coloro che non hanno ancora ricevuto il nostro messaggio ...e regolarci di conseguenza.

Quanto ci costa questo fantastico strumento? Semplicemente 99,00 Euro + IVA per il primo setup e solo 11 centesimi di Euro a messaggio inviato. In altre parole più semplice e più economico che con il telefonino!

Sempre più spesso l'attività medica libero professionale si svolge all'interno di poliambulatori. I vantaggi, sia per il professionista che per l'utente, sono molteplici. Il professionista potrà usufruire di ambienti idonei, puliti, attrezzati, dotati di una segreteria e spesso anche di attrezzature difficili da acquistare per uno studio professionale. L'utente, oltre ad avvalersi delle stesse cose appena citate, potrà anche avvalersi della presenza di più professionisti nello stesso luogo.

Ma il vantaggio maggiore, per il professionista della salute che si avvale di una struttura poliambulatoriale è quello di abbattere drasticamente i costi. La condivisione di spazi e servizi con altri professionisti permette di offrire qualità maggiore a costi più contenuti.

Esistono, sostanzialmente, due diverse modalità di pagamento del "servizio" poliambulatorio: l'affitto e la percentuale.

  • Con l'affitto il professionista "noleggia" la struttura con i servizi che offre per il periodo che ritiene più opportuno e durante quel periodo uno degli ambulatori (in qualche caso più d'uno) che compongono la struttura è a sua disposizione. Gli svantaggi dell'affitto sono: il costo del "noleggio" viene addebitato anche nel caso in cui l'ambulatorio dovesse rimanere deserto; il prezzo dell'affitto è gravato anche dell'IVA che diventa un costo per il professionista in quanto le sue prestazioni sono esenti da IVA ex art. 10 del DPR 633/72. Ambulatorio 2002 è in grado di emettere fatture relative anche a prestazioni non mediche e, come in questo caso, gravate dell'IVA.
  • Con la percentuale il professionista riconosce, su ogni prestazione, una percentuale al poliambulatorio in cambio dei propri servizi. In questo caso il poliambulatorio effettua una vera e propria compravendita di prestazioni sanitarie. L'atto medico rimane di competenza del medico, ma per quanto riguarda la parte economica il poliambulatorio funge da tramite tra utente e professionista. La prestazione, in questo caso, viene "caricata" della somma prevista come percentuale destinata al pagamento del servizio prima di essere venduta all'utente. In questo caso l'IVA non viene applicata perché si tratta sempre di prestazioni sanitarie.
A2002_riepilogo_onorari.png
Ambulatorio 2002 non solo tiene traccia di tutte le prestazioni e della percentuale applicata (che può ovviamente variare da prestazione a prestazione e da professionista a professionista), ma può preparare automaticamente un facsimile della fattura che il professionista della salute dovrà compilare per avere onorate le sue prestazioni.

Una forma ibrida di pagamento dei servizi è l'affitto calcolato in percentuale sull'importo delle prestazioni.

Anche in questo caso Ambulatorio 2002 è in grado di facilitarci i calcoli. Basta infatti annotare, per ogni prestazioni erogata, qual'è stato l'importo incassato dal professionista e quale percentuale spetta al poliambulatorio per avere, in modo del tutto automatico, la fattura  per l'erogazione dei servizi bella e pronta a fine mese.
Il personale di segreteria, da sempre, rappresenta il vero motore di una struttura poliambulatoriale privata.
Quasi sempre, i vecchi poliambulatori, le case di cura storiche, gli studi professionali più blasonati potevano e possono contare su almeno una persona di esperienza in grado di gestire, grazie a sue capacità personali (as esempio una memoria di ferro), una struttura anche di notevoli dimensioni.
Ovviamente ci sono le dovute eccezioni. La presenza di un nome illustre della medicina fra i professionisti del nostro poliambulatorio permette sicuramente di compensare le eventuali inadeguatezze della segreteria.
L'utilizzo di un software realizzato appositamente per la gestione di un poliambulatorio privato permette una maggiore tolleranza riguardo alle capacità del personale.  Infatti, la ricerca di personale qualificato e disposto ad entrare in simbiosi con la struttura è sempre più difficile.
Ambulatorio 2002, una volta adeguatamente configurato, permette di affidare la gestione di appuntamenti e fatturazione a personale totalmente privo di esperienza nel settore della sanità privata.
Thumbnail image for A2002_wizard_ricerca_appuntamenti.pngFissare un appuntamento, ad esempio, è davvero un gioco da ragazzi. Si parte, infatti, dalla pratica quotidiana. In una struttura di questo tipo, infatti, le richieste di prenotazione sono, sostanzialmente, di due tipi: la richiesta di una determinata prestazione (ad es. visita specialistica, seduta di fisioterapia, esame delle urine, ecografia) oppure la richiesta di un determinato professionista (il professor Tizio, la dott.ssa Tal de' Tali, il fisioterapista Caio).
Con Ambulatorio 2002, una eventuale segretaria appena assunta, può fissare un appuntamento percorrerendo due strade: quella che parte dalla prestazione e quella che parte dal professionista.
Nel primo cosa, una volta individuata la prestazione, il software indicherà all'operatore quali professionisti la effettuano e il prezzo richiesto per la prestazione (che potrebbe ovviamente essere diverso per professionisti diversi). Una volta scelto il professionista sarà possibile ottenere rapidamente le disponibilità. Ambulatorio 2002,infatti, individua in agenda, sulla base della presenza in struttura del professista, i giorni e le ore da proporre all'utente.
A questo punto, dopo aver selezionato con il mouse data e ora dall'elenco proposto, basta inserire nome, cognome e recapito telefonico, cliccare su OK e l'appuntamento è fissato!
Thumbnail image for Thumbnail image for A2002_agenda_appuntamenti.pngProcedimento analogo quando il nostro interlocutore ci chiede un appuntamento con un  determinato professionista. Una volta individuato, ci verrà proposto un elenco di prestazioni alternative (ad esempio un ecografista potrà effettuare una ecografia dell'alto addome, una ecografia renale o, ancora, una ecografia ginecologica; un internista potrà effettuare una prima visita o un controllo; etc.). Dalla scelta di una prestazione specifica sarà possibile interrogare il database per giorni e ore di disponibilità. Poi si procederà come sopra.
Bastano davvero 15 minuti di "corso" per poter essere in grado di fissare un appuntamento senza paura di sbagliare.




E' attualmente in fase di test la versione Beta della versione di Ambulatorio 2002 dedicato alla Medicina Convenzionata.

Questa versione,oltre a permettere la gestione completa di un poliambulatorio privato, consente la gestione di tutte quelle attività in cui il rapporto di tipo sanitario viene intrattenuto con un soggetto diverso da quello con cui viene intrattenuto il rapporto di tipo commerciale.

L'esempio tipico di questo tipo di attività è rappresentato dalle strutture convenzionate con il Servizio Sanitario Nazionale. Le prestazioni erogate in convenzione, infatti, vengono fornite ad un soggetto (l'assistito), che non è il soggetto che paga la prestazione (l'Azienda Sanitaria Locale). Il soggetto che riceve la prestazione, inoltre, utilizza una sorta di buono (l'impegnativa) che gli permette di pagare, totalmente o in parte, la prestazione che riceverà.
Questo modello, pur essendo tipico della prestazioni erogate in convenzione, non è applicabile esclusivamente ad esse. A complicare le cose, poi, ci pensa la quota a carico dell'assistito. Infatti non solo nel caso dell'assistenza erogata per conto del SSN, ma anche nel caso in cui la parcella sia pagata da un privato, può essere prevista una quota posta direttamente a carico del "paziente" beneficiario.

Lo stesso meccanismo, infatti, è applicabile anche in casi analoghi. A puro titolo di esempio:
  • prestazioni di Medicina del Lavoro erogate al lavoratore, ma pagate dal datore di lavoro;
  • prestazioni sanitarie offerte a particolari categorie di persone da associazioni o fondazioni;
  • prestazioni sanitarie erogate da mutue o assicurazioni private ai propri clienti.

In tutti questi casi, i soggetti che entrano in gioco sono i seguenti:
  • un'azienda che gestisce la struttura erogante (il poliambulatorio privato);
  • un'azienda o altra persona che paga al poliambulatorio le prestazioni erogate;
  • un soggetto che beneficia della prestazione pagata da altri;
  • un professionista della sanità che eroga materialmente la prestazione e che riceverà un compenso per il suo lavoro.
Ambulatorio 2002, nella sua versione speciale per la Medicina Convenzionata, permette di gestire questo tipo di attività in modo molto semplice e intuitivo.

Grazie al nuovo tool di distribuzione degli appuntamenti, anche le prestazioni erogate in maniera frazionata su più giorni (a titolo di esempio: le prestazioni fisioterapiche, il termalismo) trovano una giusta collocazione all'interno dell'agenda appuntamenti.

Normalmente, quando il pagante non coincide con il beneficiario della prestazione, l'emissione della fattura deve essere accompagnata da una consistente documentazione. Ambulatorio 2002 versione MC permette di gestire con pochi click tutta la documentazione da allegare alla fattura. I nominativi degli assistiti, il riepilogo dei ticket pagati, l'elenco delle prestazioni erogate, la suddivisione per competenze territoriali (Aziende ASL) o per tipologia di assistenza (INPS, INAIL, SSN) sono report cartacei già implementati all'interno di Ambulatorio 2002 versione MC.